ایجاد نظام اداری بدون کاغذ موضوعی است که بسیاری از مجموعه ها به آن توجه ویژه داشته اند و سعی کرده اند تا حد امکان به آن نزدیک شوند. به مدد نرم افزارهای متنوع تحت وب رسیدن به این هدف بسیار تسهیل و تسریع شده است. اما در اینجا هم توجه به فاکتورهایی نظیر قابلیت توسعه سامانه برای تغییرات احتمالی در آینده، سطح کاربرپسندی، پشتیبانی ، هزینه اجرا و ... می تواند متضمن موفقیت نرم افزار باشد.
این سامانه با هدف افزایش سرعت مکاتبات اداری، کاهش هزینه های جاری مکاتبات، جلوگیری از بروز مشکلات ناشی از خطاهای انسانی و تأخیرهای احتمالی، تعریف چرخه صحیح گردش مستندات و سامان بخشیدن به نظام اداری سنتی، افزایش سطح بهره وری پرسنل به تبع کاهش زمان مورد نیاز جهت پیگیری و بررسی مستندات و کاهش مراجعات و افزایش سطح رضایتمندی مراجعین طراحی و تدوین شده است. سامانه مجهز به یک سرویس بایگانی قدرتمند بوده و مستندات به صورت خودکار پس از طی چرخه تعریف شده برای آن در بخش بایگانی سامانه ذخیره می شود.
در مجموعه هایی که نظام اداری مدونی دارند و قوانین حاکم بر چرخش مستندات در سازمان روشن و شفاف می باشد، پیاده سازی این نرم افزار با سرعت و دقت بیشتری صورت گرفته و زمان لازم برای انطباق مجموعه با نرم افزار کاهش قابل ملاحظه ای خواهد داشت. برای سازمان ها و شرکت هایی که نظام اداری آنها دچار پیچیدگی و یا نابسامانی های جزیره ای است پیاده سازی صحیح سامانه همراه با تدوین ساختار منظم چرخش اسناد می تواند از گسترش برخی مشکلات و بروز نارسایی های عمیق تر جلوگیری کند.
توجه به این نکته که هزینه های مشهودی نظیر هزینه های پرسنلی و همینطور هزینه های مستتر نارضایتی مشتری و زمان از دست رفته، بارها و بارها از هزینه پیاده سازی یک نظام اداری الکترونیک مناسب، بیشتر است، هر مدیر هوشمندی را به تفکر و اتخاذ تصمیمی حیاتی وا می دارد.
مسلماً با وجود یک سامانه جامع گردش کار، پایش کلیه فرآیندهای اداری با سرعت و دقت بیشتری صورت گرفته و به علاوه گلوگاه ها و نقاط کلیدی دارای پیک کاری بهتر تشخیص داده می شود.لازم به یادآوری است یکی از مهمترین کارکردهای این سامانه تنظیم صف کاری و کاهش انباشتگی ارجاعات به هر یک از نقاط کلیدی چرخش اسناد است.
افزایش نظم، کاهش مراجعات حضوری و نظارت دقیق عملکرد سامانه به خودی خود باعث کاهش فشار کاری و افزایش سطح رضایت پرسنل شده که این مهم خود در بالابردن راندمان کاری و تقلیل هزینه های مستتر ناشی از خستگی و نارضایتی کارکنان نقش به سزایی ایفا می کند.
مدل های قابل تعریف چرخه مستندات که مقید به تمام شروط و ضوابط از پیش تعیین شده در سازمان می باشد، کلیه ارجاعات از یک مرحله به مرحله بعدی را کنترل کرده و بر اساس نقش سازمانی کاربر به صورت خودکار اسناد را در طول مراحل فرآیندهای اداری منتقل می کند.
در مراحل اولیه راه اندازی سامانه کلیه فرآیندها، مراحل، فعالیت ها، شروط، نقش های منطبق با ساختار سازمانی و ابزارهای نظارتی تعریف،تعیین و تنظیم شده و با طراحی فرم ها بر اساس فیلدهای مورد نظر، سامانه برای شروع به کار آماده می شود.اشاره به این نکته لازم می نماید که سامانه با ساختار منعطف خود امکان ویرایش، افزایش و حذف هر جزء از فرآیندها را میسر ساخته است.